Cómo redactar un informe de auditoría

Las auditorías pueden aportar una serie de beneficios a las empresas, como señalar las áreas o procesos que deben modificarse, revelar nuevos riesgos y preparar a la organización para las auditorías externas/internas.
Para ello, es esencial que las conclusiones y resultados de las auditorías sean comprendidos por el personal directivo superior, haciendo uso de todos los esfuerzos de planificación y ejecución de la auditoría interna. Aquí es donde el informe de auditoría interna entra en vigor.
Entendamos cómo funciona.

¿Qué es un informe de auditoría

El informe de auditoría es un documento que formaliza los resultados de la auditoría. Es a través de él que el auditor interno mostrará lo que se ha examinado, destacando los puntos positivos y negativos y sus conclusiones, para que la dirección de la empresa sepa qué es lo que va bien y qué es lo que hay que mejorar.
El informe debe ser preparado con cuidado. Sin embargo, en esta etapa, muchos auditores internos fallan.
El texto debe ser claro, objetivo e imparcial, para asegurar que los resultados de la auditoría sean útiles y que la empresa pueda utilizarlos como guía para dirigir sus acciones.

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¿Qué precauciones se tienen durante la preparación del informe?

Reforzando lo que se ha mencionado anteriormente, uno de los beneficios de la realización de auditorías internas es la identificación de

 oportunidades de mejora. Por lo tanto, esto es en lo que el auditor debe enfocarse al producir el informe. El auditor debe evitar:

1. Buscar culpables o decir que cierta persona ha fallado;
2. Tratar los problemas de manera universal;
3. Producir un informe evasivo;
4. Aplicar términos técnicos innecesarios;
5. Exalta tu trabajo. El informe debe tener un tono natural y simple.

¿Cómo se elabora un informe de auditoría interna?

1. Prepara un plan de acción

¿Has oído eso de que la primera impresión es la que se queda?

El trabajo del oyente debe causar una buena impresión, por lo que es esencial empezar con una cobertura de calidad. Él o ella será el primer punto de contacto de la dirección superior con los resultados de la auditoría, por lo que es importante que presente información como:

• Título del informe
• Nombre del auditor principal
• Fecha de finalización de la auditoría
• Nombre de la empresa o unidad de negocio que está siendo auditada.
• Análisis interno del informe modelo

2. Preparar una introducción

En esta sección, el auditor debería proporcionar una visión general de la información sobre el área y los procesos auditados, qué normas respaldan la realización del trabajo (por ejemplo, ISO 9001, ISO 14001), e informar al lector de cualquier información de fondo que pueda ser necesaria antes de leer el informe completo. De esta manera, cualquiera que lea el informe podrá entender las razones que llevaron a la auditoría.

Ejemplo: El informe puede abordar la aparición de nueva legislación que afecta a las operaciones de la empresa. En la introducción se puede describir qué leyes eran aplicables hasta ese momento, dónde fallaron y cómo la nueva ley se propone abordar estas cuestiones.

3. Redacción de un resumen ejecutivo

El resumen presenta las conclusiones del trabajo realizado de forma compacta. Debería estructurarse de la siguiente manera:

• Una breve descripción de lo que se ha verificado, los objetivos, el alcance y la fecha de inicio y finalización.
• Deben presentarse las conclusiones del auditor.

Ejemplo: Informar que el objetivo principal de la auditoría era evaluar los procesos de la organización, identificar el nivel de adhesión/vacíos en relación con la nueva legislación. Al final, puede señalar que una de las principales conclusiones es que la empresa necesita adaptar las instalaciones.

4. Introducir la terminología utilizada

En la siguiente sección se deben esbozar los términos utilizados en la preparación del informe para que todos puedan comprender la información presentada.

Ejemplo: Si hay referencias a la ISO, es importante especificar que se trata de la Organización Internacional de Normalización..

5. Presentar el plan de auditoría

El plan de auditoría debe identificar al auditor principal y sus cualificaciones, así como a otros auditores que componen el equipo. En esta sección también se deben describir los documentos que se evaluaron y quiénes fueron los entrevistados.

El auditor debe describir las medidas adoptadas durante la auditoría (una herramienta de mapeo puede ayudar) y qué criterios se utilizaron para seleccionar los documentos evaluados y los entrevistados.

6. Describir los hechos encontrados

Cuando algo es inconsistente con las normas establecidas, el auditor debe tomar nota de ello, describiendo los hechos y las pruebas encontradas.

7. Presentar recomendaciones

Por último, el auditor debe completar el informe con una sección de «Recomendaciones» para mejorar la organización. En esta etapa, el auditor debe considerar los siguientes aspectos:

Ser positivo: el auditor debe centrarse en lo que está sucediendo ahora y en cómo los aspectos positivos del negocio pueden aplicarse a áreas o procesos que no están funcionando.

Ser específico: El auditor debe ser muy claro y conciso sobre lo que no cumple con las normas establecidas y lo que debe hacer para garantizar el cumplimiento. El auditor debe tener claro quién debe tomar medidas.

Sea preciso: El auditor debe ser breve en las recomendaciones y no incluir sólo la información y los detalles que realmente se necesitan.

Consideraciones finales

Como puede ver, la preparación de un informe de auditoría interna de alto impacto requiere seguir ciertos pasos.

El personal directivo superior tiene una rutina muy ocupada, con agendas llenas de compromisos. Los auditores son cada vez más conscientes de la necesidad de presentar los resultados de las auditorías de manera clara y objetiva para que el personal directivo superior pueda comprender la situación y actuar en favor de la mejora continua. Esto se logra mediante el informe de auditoría interna.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender mejor qué es un informe de auditoría interna, cuán importante es y cómo preparar un informe de alto impacto.

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